In breve: Excel da solo può controllare soltanto la sintassi di un indirizzo email; per sapere se il dominio è attivo e se l’indirizzo accetta posta serve un servizio di verifica collegato tramite API. Con il file Excel di VerificarEmails bastano quattro passi: crea un account gratuito, genera una chiave API, inseriscila nel file e incolla le email nella colonna A.
In questo articolo scoprirai come verificare le email con Excel. Alla fine del post vedrai un file Excel di esempio per poter utilizzare la convalida delle e-mail in Excel nei tuoi progetti.
Excel è il foglio di calcolo più diffuso al mondo, ogni giorno milioni di persone lo usano per fare i loro calcoli, organizzare i dati, sfruttarli… Le e-mail sono una parte importante dell’elaborazione dei dati, quindi controllarle in Excel rende il lavoro molto più semplice.
Perché dovremmo convalidare le nostre email
La convalida delle email è fondamentale per migliorare la deliverability delle campagne di email marketing. L’utilizzo di una mailing list convalidata riduce il numero di consegne non andate a buon fine, rimuovendo dalla lista gli indirizzi e-mail obsoleti che non sono più validi o che sono diventati delle trappole per lo spam.
Come funziona la convalida della sintassi in Excel
La convalida sintattica è il primo passo per convalidare un indirizzo e-mail. Questo consiste nel verificare che l’indirizzo e-mail sia formato correttamente secondo le RFC internazionali.
In linea di massima, la validazione sintattica verifica che l’email abbia un prefisso davanti alla @ che contenga caratteri alfanumerici o ! # $ % & ‘ * + – / = ? ^ _ ` . { | } ~ con una lunghezza massima di 64 caratteri e il nome del dominio non deve superare i 63 caratteri.
Limiti della validazione sintattica delle email
La convalida della sintassi degli indirizzi e-mail è un buon inizio per scoprire se un indirizzo e-mail è valido, ma controlla solo la sintassi, non ci dice se il dominio è attivo. Se il server remoto accetta i messaggi di posta elettronica o se si tratta di un messaggio di spam.
Per convalidare un indirizzo email dobbiamo utilizzare un servizio di verifica email professionale come VerificarEmails.
VerificarEmails ti permette di convalidare gli indirizzi e-mail utilizzando file CSV o Excel, caricandoli sulla piattaforma web e avviando il processo di verifica. Maggiori dettagli nella guida come verificare le email tramite file.
Come creare un account gratuito su VerificarEmails per verificare le email con Excel
Per utilizzare il servizio di verifica delle e-mail, devi creare un account su verificaremails.com. La registrazione è gratuita e hai a disposizione 100 verifiche gratuite per testare il servizio.
Le convalide possono essere effettuate tramite l’applicazione web caricando i file o utilizzando l’API di verifica email in tempo reale.
Come ottenere le credenziali API di convalida dell’email
Per convalidare le e-mail utilizzando Excel devi disporre delle credenziali API. Per ogni email presente nel tuo file Excel, effettueremo una chiamata API in cui passeremo l’indirizzo email che vogliamo convalidare insieme al token API.
Una volta effettuato l’accesso alla piattaforma, vai alla sezione “API” del menu. Seleziona “Nuova API” per creare l’API. Inserisci il nome dell’API e seleziona “Crea”.
Di seguito vedrai la sezione API, le chiamate effettuate finora e soprattutto le credenziali nella sezione “API Key”. Sono disponibili esempi di codice in diversi linguaggi come Python, Ruby, PHP o C#.
Come utilizzare un servizio di verifica delle email per convalidare le email utilizzando Excel
Puoi utilizzare Excel e il file“Verifica delle e-mail in Excel” per eseguire la verifica in Excel delle tue e-mail. Una volta ottenuta la chiave API, devi inserirla nella casella “Verify Emails API KEY”. È importante che la chiave sia corretta e che tu abbia crediti disponibili nel tuo account VerificarEmails. Puoi vedere i crediti disponibili in basso a destra dello schermo una volta effettuato il login.
Per verificare le e-mail, copia gli indirizzi e-mail da verificare nella colonna “A” del file Excel. La colonna “B” esegue un controllo sintattico mentre la colonna “C” esegue la verifica con VerificarEmails.
Per eseguire il controllo della sintassi devi selezionare il pulsante “Controllo sintassi gratuito”. Ricorda che questa verifica è gratuita, ma verifica solo che le e-mail siano sintatticamente corrette. Per effettuare una verifica approfondita delle tue email, devi selezionare “Verifica Email Professionale – verificaremails.com”.
Possiamo fare un confronto tra i due metodi di verifica. Quello nella colonna “B” esegue solo la convalida sintattica o quello nella colonna “C” utilizza il servizio di VerificarEmails.
Per interpretare i risultati, alleghiamo la seguente tabella di convalida delle email. Ti ricordiamo che gli unici indirizzi sicuri sono quelli “OK”.
| Stato | Descrizione |
|---|---|
| ok | Tutto va bene. L’indirizzo è corretto e pronto a ricevere le e-mail. |
| error | Il server indica che la consegna è fallita, ma non ci sono informazioni sulla posta. |
| smtp_error | L’SMTP ha risposto dal server come non valido o il server di destinazione ha segnalato un errore interno. |
| smtp_protocol | Il server di destinazione ha consentito la connessione ma l’SMTP ha chiuso la sessione prima di verificare la posta. |
| unknown_email | Il server ha risposto che la consegna del messaggio è fallita e che l’indirizzo e-mail non esiste. |
| attempt_rejected | La consegna è fallita; il motivo è simile a quello del “rifiutato”. |
| relay_error | Consegna fallita a causa di un errore di relay. |
| antispam_system | Un qualche tipo di filtro anti-spam sta bloccando il processo di verifica. |
| email_disabled | L’account e-mail è sospeso, disattivato o limitato e non può ricevere email. |
| domain_error | Non esiste un server di posta per questo dominio. Non è possibile consegnare la posta |
| ok_for_all | Il server di posta risponde che può accettare qualsiasi indirizzo e-mail associato al dominio. |
| dead_server | Il server di posta non risponde e non è possibile stabilire una connessione. |
| syntax_error | C’è un errore sintattico nell’indirizzo email |
| unknown | La consegna della posta non è andata a buon fine, ma non è stato fornito alcun motivo. |
| accept_all | Il server è configurato per accettare qualsiasi mail, il dominio accetta qualsiasi mail associata. |
| disposable | Indirizzo usa e getta: il server di posta accetta email solo per un periodo di tempo limitato. |
| spam_traps | L’indirizzo è gestito da un ISP, che non legge né apre i messaggi ricevuti. |
Il prefisso “t_” significa “temporaneo”, “p_” significa “permanente”. I prefissi sono utili perché forniscono informazioni aggiuntive: “p_email_disabled” – significa che il server risponde che l’email è permanentemente disabilitata “t_attempt_rejected” può accadere se temporaneamente il server di posta è sovraccarico e rifiuta i controlli “p_error” – nessuna informazione sull’email, ma nessuna possibilità di consegnare l’email in futuro “t_error” – nessuna informazione sull’esistenza dell’email, ma c’è la possibilità che sia attiva.
Conclusioni: come verificare le email con Excel
Analizzando i risultati, potrai vedere chiaramente la differenza tra i due metodi. La convalida sintattica ci permette di sapere se un indirizzo e-mail è ben formato, ma se abbiamo bisogno di un sistema di verifica professionale delle e-mail e di eliminare le trappole dello spam dobbiamo utilizzare l’API di verifica email di VerificarEmails.
Per coloro che non vogliono caricare i propri indirizzi e-mail su un servizio esterno e utilizzare la nostra applicazione web, ricordiamo che il nostro servizio di convalida delle e-mail tramite Excel è pronto per il GDPR.
La convalida dell’e-mail tramite Excel avviene in tempo reale, quindi non memorizziamo alcun indirizzo e-mail; puoi essere certo che i tuoi dati sono completamente privati e non vengono trasferiti a nessun server esterno.
