Wie viel Geld verlieren Sie jeden Monat, wenn Sie Aufgaben manuell erledigen, die Sie automatisieren könnten? Die Realität ist, dass die meisten Unternehmen nur einen kleinen Prozentsatz ihrer Prozesse automatisieren und so Tausende von Dollar an unnötigen Betriebskosten verlieren.
Bei der Prozessautomatisierung wird Technologie eingesetzt, so dass sich wiederholende Aufgaben von selbst und ohne menschliches Eingreifen ausgeführt werden. Wenn Sie richtig automatisieren, reduzieren Sie Fehler, beschleunigen die Lieferzeiten und entlasten Ihr Team, damit es sich auf Aktivitäten konzentrieren kann, die tatsächlich einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen. Sie eliminieren auch die hart arbeitenden menschlichen Fehler und stellen sicher, dass jeder Prozess immer auf die gleiche Weise ausgeführt wird.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie genau ermitteln, welche Prozesse Sie in Ihrem Unternehmen automatisieren können, welche Technologien am besten verfügbar sind und mit welchen spezifischen Tools Sie bis zu 40 % der Betriebskosten einsparen können. Denken Sie daran, dass die Automatisierung von Aufgaben nicht nur Ihre Rentabilität verbessert, sondern Ihre Mitarbeiter auch dazu bringt, an interessanteren und strategischeren Projekten für das Wachstum Ihres Unternehmens zu arbeiten.
Wichtige Punkte
Die Prozessautomatisierung kann bei strategischer Umsetzung zu Einsparungen von bis zu 40 % der Betriebskosten führen. Hier sind die wichtigsten Punkte, die jeder Unternehmer kennen sollte:
• Identifizieren Sie sich wiederholende und hochvolumige Prozesse: Konzentrieren Sie sich auf vorhersehbare Aufgaben mit geringer Komplexität, um den besten anfänglichen Return on Investment zu erzielen.
• Wählen Sie die richtige Technologie für Ihre Anforderungen: BPA für komplette Prozesse, RPA für spezifische Aufgaben und KI für komplexe adaptive Abläufe.
• Schrittweise Implementierung mit strukturierter Methodik: Bilden Sie aktuelle Prozesse ab, entwerfen Sie optimierte Abläufe, wählen Sie geeignete Tools aus und integrieren Sie sie in bestehende Systeme.
• Nutzen Sie die Vorteile von Low-Code/No-Code-Tools: Plattformen wie Make, Zapier oder n8n ermöglichen es Ihnen, zu automatisieren, ohne vom IT-Team abhängig zu sein.
• Priorisierung von Bereichen mit hoher Wirkung: Personalwesen, Finanzen und Marketing bieten die besten Möglichkeiten, die Betriebskosten erheblich zu senken.
Bei der Automatisierung geht es nicht nur darum, Kosten zu senken – sie setzt das kreative Potenzial Ihrer Teams frei, indem sie Routineaufgaben eliminiert, die Genauigkeit kritischer Prozesse verbessert und Ihr Unternehmen auf die digitale Zukunft vorbereitet. Jetzt ist es an der Zeit zu handeln: Beginnen Sie mit der Identifizierung eines Pilotprozesses und messen Sie die Ergebnisse, um sie schrittweise zu skalieren.
Arten der Automatisierung, die sich direkt auf die Kosten auswirken
Bildquelle: Info-Tech Research Group
Um die Betriebskosten effektiv zu senken, müssen Sie genau verstehen, welche Art von Automatisierung am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Jeder Ansatz hat bestimmte Merkmale, die bestimmen, wo und wie Sie die meisten Einsparungen erzielen können.
Business Process Automation (BPA) in Unternehmensumgebungen
BPA transformiert ganze Workflows, die mehrere Abteilungen in Ihrem Unternehmen miteinander verbinden. Anstatt isolierte Aufgaben zu automatisieren, werden ganze Prozesse neu gestaltet, um Redundanzen zu beseitigen und die Koordination zwischen den Bereichen zu verbessern. Eine McKinsey-Studie zeigt, dass mehr als 31 % der Unternehmen bereits mindestens eine Funktion vollständig automatisieren und so erhebliche Einsparungen bei den Betriebskosten erzielen.
Wenn Ihr Unternehmen komplexe Prozesse abwickelt, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind, empfehlen wir Ihnen, BPA als erste Wahl zu bewerten. Dies ist besonders effektiv, wenn Sie die Kommunikation zwischen den Bereichen verbessern und Engpässe beseitigen müssen, die sich auf mehrere Arbeitsabläufe auswirken.
Robotic Process Automation (RPA) für sich wiederholende Aufgaben
RPA verwendet Software-Roboter, die bestimmte Aufgaben ausführen, indem sie menschliche Aktionen auf Ihren Anwendungsschnittstellen nachahmen. Es eignet sich perfekt für Prozesse wie Dateneingabe, Rechnungsverarbeitung oder Informationsextraktion. Unternehmen, die RPA implementieren, sind in der Lage, die Verarbeitungskosten um 30 % bis 70 % zu senken und gleichzeitig die Bearbeitungszeiten um bis zu 80 % zu verkürzen. Bots arbeiten 24 Stunden am Tag ohne Pausen und vervielfachen so Ihre Produktivität, ohne die Arbeitskosten zu erhöhen.
RPA ist die beste Wahl, wenn Sie Mitarbeiter haben, die sich wiederholende und vorhersehbare Aufgaben ausführen, die viel Zeit in Anspruch nehmen.
KI-Automatisierung: autonome Agenten und adaptive Abläufe
Intelligente Automatisierung bewältigt komplexe Prozesse, die Entscheidungsfindung und Anpassung erfordern. Derzeit nutzen 46,2 % der Unternehmen, die KI implementiert haben, diese zur Automatisierung von Arbeitsabläufen oder zur Unterstützung von Entscheidungen. Unternehmen, die maschinelles Lernen implementieren, erzielen mehr als 200 % Verbesserungen bei ihren Geschäftsprozess-KPIs und optimieren gleichzeitig Produktivität und Genauigkeit.
Hauptunterschiede zwischen BPA, RPA und intelligenter Automatisierung
Um die richtige Option auszuwählen, sollten Sie diese wichtigen Unterschiede berücksichtigen:
- Geltungsbereich: BPA umfasst ganze Prozesse, während RPA sich auf bestimmte Aufgaben konzentriert
- Technologie: BPA erfordert eine tiefe Integration in bestehende Systeme; RPA funktioniert auf Schnittstellenebene
- Menschliches Eingreifen: BPA umfasst oft Schritte, die menschliche Entscheidungen erfordern; RPA minimiert diesen Bedarf
- Strategische Ausrichtung: BPA ist stark auf strategische Ziele ausgerichtet; RPA bietet unmittelbare taktische Vorteile
Die Wahl hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen und der erwarteten Kapitalrendite ab.
So identifizieren Sie Prozesse, die Sie automatisieren können, um zu sparen
Die richtige Identifizierung der zu automatisierenden Prozesse macht den Unterschied aus, ob Sie einen echten Return on Investment erzielen oder Ressourcen für unnötige Automatisierungen verschwenden. Wir zeigen Ihnen die genaue Methode, um die Prozesse auszuwählen, die wirklich Einsparungen in Ihrem Unternehmen bringen.
Evaluation von Prozessen mit hoher Frequenz und geringer Wertschöpfung
Um die besten Kandidaten für die Automatisierung zu identifizieren, suchen Sie nach Prozessen, die diese spezifischen Merkmale erfüllen. Ideale Prozesse sind repetitive, auf klaren Regeln basierende Prozesse und ein hohes Volumen. Bevor Sie in ein Tool investieren, stellen Sie diese Diagnose:
- Engpässe im täglichen Betrieb
- Aufgaben, die mehr Personal in Anspruch nehmen
- Prozesse mit häufigen Fehlern oder Nacharbeiten
Vorhersagbarkeit ist entscheidend: Je standardisierter ein Prozess ist, desto besser eignet er sich für die Automatisierung. Wir empfehlen Ihnen, sich zunächst auf Prozesse mit geringerer Komplexität und höherer Häufigkeit zu konzentrieren, da diese den besten Return on Investment bieten.
Analyse manueller Aufgaben in Bereichen wie HR, Finanzen und Marketing
Human Resources bietet vielfältige Möglichkeiten zur Automatisierung. Sie können das Kandidaten-Screening bei der Rekrutierung, die Dokumentenerfassung während des Onboardings, die Anwesenheitsregistrierung und die Leistungsbewertung automatisieren. Diese Prozesse setzen wertvolle Zeit frei, die Ihr Team für die Talentstrategie aufwenden kann.
Priorisieren Sie in Finance den Bankabgleich, die monatliche Berichterstattung, die Rechnungsverarbeitung und die Datenvalidierung. Ein praktischer Tipp: Berechnen Sie genau, wie viel es monatlich kostet, diese Prozesse manuell zu warten, um den potenziellen ROI der Automatisierung zu messen.
Der Marketing-Bereich ermöglicht es Ihnen, das Lead-Tracking, die Kampagnensegmentierung und den Versand personalisierter E-Mails zu automatisieren. Diese Automatisierungen verbessern die Reaktionsgeschwindigkeit und die Personalisierung der Kommunikation.
Verwendung von Low-Code-Tools zur Automatisierung, ohne sich auf die IT verlassen zu müssen
Low-Code-Plattformen ermöglichen es Ihnen, Anwendungen zu erstellen und Prozesse mithilfe visueller Schnittstellen mit minimalem Programmieraufwand zu automatisieren. 55 % der Unternehmen geben an, dass sie mit diesen Tools komplexe Anwendungen erstellen konnten, deren Entwicklung sonst zu zeitaufwändig, teuer oder kompliziert gewesen wäre.
Diese Lösungen ermöglichen es nicht-technischen Abteilungen, Aufgaben zu automatisieren, ohne sich ständig auf das IT-Team verlassen zu müssen. Sie tragen auch dazu bei, den Mangel an technologischen Talenten zu überwinden, die Entwicklung zu demokratisieren und es Geschäftsanwendern zu ermöglichen, Lösungen ohne Programmierkenntnisse zu erstellen.
Mit dieser Methodik zur Identifizierung und Priorisierung automatisierbarer Prozesse maximieren Sie den Return on Investment und erzielen erhebliche Einsparungen bei den Betriebskosten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung von Automatisierung und Kostensenkung
Wie implementieren Sie Automatisierung, ohne zu scheitern? Wir zeigen Ihnen die genaue Methode, die erfolgreiche Unternehmen anwenden, um die Einsparungen bei den Betriebskosten zu maximieren.
Schritt 1: Abbildung der aktuellen Prozesse (IST)
Das erste, was Sie tun müssen, ist, genau zu dokumentieren, wie Ihre aktuellen Prozesse funktionieren. Mit dieser Erstdiagnose können Sie Engpässe, doppelte Aktivitäten und Aufgaben ohne Mehrwert identifizieren. In dieser Phase befragen Sie die Personen, die den Prozess ausführen, beobachten, wie sie tatsächlich arbeiten, und dokumentieren jeden Schritt, wer verantwortlich ist und wie lange jede Aktivität dauert. Ihr Ziel ist es, eine visuelle Karte zu erstellen, die die aktuelle betriebliche Realität einschließlich all ihrer Ineffizienzen zeigt.
Schritt 2: Optimierte Workflows entwerfen (TO-BE)
Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, wie alles derzeit funktioniert, gestalten Sie den Prozess neu, indem Sie nicht wertschöpfende Aktivitäten eliminieren und den Gesamtablauf optimieren. Setzen Sie sich spezifische Ziele für den neuen Prozess, wie z. B. die Reduzierung der Bearbeitungszeiten um 50 % oder die Verbesserung der Qualität. Bei der Planung von BE sollte nicht nur die Beseitigung von Verschwendung berücksichtigt werden, sondern auch, wo Sie Automatisierung und Technologie integrieren können.
Schritt 3: Auswahl der richtigen Automatisierungssoftware
Um das richtige Werkzeug auszuwählen, bewerten Sie die verfügbaren Optionen anhand dieser Kriterien:
- Kompatibilität mit Systemen, die Sie bereits verwenden
- Skalierbarkeit, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen
- Benutzerfreundlichkeit (wir empfehlen Low-Code/No-Code-Optionen)
- Konnektivität durch robuste APIs
- Prognostizierter Return on Investment
Schritt 4: Integration in bestehende Systeme (ERP, CRM)
Durch die Integration zwischen Systemen wie ERP und CRM werden alle Daten Ihres Unternehmens zentralisiert, Duplikate vermieden und ein konsistenter Informationsfluss geschaffen. Diese Integration ermöglicht es Ihrem Vertriebsteam, auf aktualisierte Bestandsinformationen zuzugreifen, während der Finanzbereich den Verkaufsstatus in Echtzeit visualisiert. Für eine effektive Integration können Sie je nach Ihren spezifischen Anforderungen native Konnektoren, API-Integrationen oder iPaaS-Plattformen verwenden.
Schritt 5: Testen, Überwachen und kontinuierliche Verbesserung
Wir empfehlen, die Automatisierung schrittweise zu implementieren, beginnend mit einem Pilotprojekt. Legen Sie klare KPIs fest, um die Leistung zu messen, z. B. Fehlerreduzierung, Prozesszeiten und Stückkosten. Eine kontinuierliche Verbesserung erfordert eine regelmäßige Analyse dieser Indikatoren, um neue Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Denken Sie daran, dass Automatisierung kein Projekt ist, das Sie einmal abschließen, sondern ein permanenter Verbesserungsprozess.
Wichtige Tools zur Automatisierung und Einsparung von bis zu 40 %
Welche Tools sollten Sie wählen, um diese Einsparungen von 40 % bei den Betriebskosten zu erzielen? Die richtige Auswahl macht den Unterschied zwischen erfolgreicher Automatisierung und verschwendeten Investitionen. Wir zeigen Ihnen die effektivsten Optionen, die heute auf dem Markt erhältlich sind.
n8n für die Automatisierung mit REST-APIs und benutzerdefinierten Flows
Wenn Sie maximale technische Flexibilität benötigen, empfehlen wir n8n gegenüber anderen Alternativen. Mit diesem Low-Code-Tool können Sie vollständig benutzerdefinierte Prozesse ohne die typischen Einschränkungen anderer Plattformen erstellen. Das Beste daran ist, dass Sie es kostenlos auf Ihren eigenen Servern installieren können, während Sie die volle Kontrolle über Ihre Infrastruktur behalten.
Der große Vorteil von n8n ist die Möglichkeit, jeden Dienst über REST-APIs zu verbinden, so dass praktisch jede Anwendung in visuelle Workflows integriert werden kann. Das System verbundener Knoten macht es einfach, alles zu automatisieren, von Datenbankabfragen bis hin zu komplexen HTTP-Anfragen, sodass Sie genau programmieren können, wann und wie Ihre Flows ausgeführt werden.
Für technisch versierte Teams bietet n8n die Möglichkeit, benutzerdefinierte Logik mit JavaScript zu implementieren und ein Maß an Kontrolle zu bieten, das Sie auf anderen Plattformen nicht finden werden.
Zapier vs. Make: Welches sollte man für die Automatisierung ohne Programmierung wählen?
Beide Plattformen dominieren den Markt für No-Code-Automatisierung, aber sie haben wichtige Unterschiede, die Sie beachten sollten, bevor Sie sich entscheiden.
Zapier zeichnet sich durch seine extreme Einfachheit und seine riesige Bibliothek mit über 6.000 Integrationen aus. Es ist perfekt, wenn Sie einfache lineare Automatisierungen erstellen möchten und keine technische Erfahrung haben. Ihr Preismodell kann jedoch auf lange Sicht teuer sein.
Make (ehemals Integromat) bietet mit seiner visuellen Szenario-Oberfläche mehr Flexibilität, die es Ihnen ermöglicht, komplexe Workflows mit mehreren Zweigen zu erstellen. Es ist auch deutlich günstiger: Der Basisplan kostet 8,59 €/Monat und beinhaltet 10.000 Operationen, während Zapier 19,08 €/Monat für nur 750 Aufgaben berechnet.
Wenn Sie komplexe Prozesse mit mehreren Bedingungen automatisieren, empfehlen wir Make. Für einfache und schnelle Automatisierungen kann Zapier ausreichen.
KI-gestützte CRM-Automatisierung für Vertrieb und Kundenservice
KI-gestützte CRMs können sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe und Kundennachverfolgung automatisieren, sodass sich Ihre Teams auf den Abschluss von Verkäufen konzentrieren können.
Unternehmen, die Salesforce Einstein verwenden, berichten von einem Anstieg der Verkaufsabschlüsse um 30 %, während Tools wie Darwin AI es geschafft haben, die Reaktionszeiten um 60 % zu verkürzen und die Konversionsraten um 40 % zu steigern. KI ermöglicht es Ihnen auch, Kunden automatisch zu segmentieren, Erlebnisse zu personalisieren und frühe Anzeichen von Unzufriedenheit zu erkennen.
Automatisieren Sie digitales Marketing: Newsletter, Kampagnen und Leads
Möchten Sie Ihr gesamtes Marketing automatisieren? Spezialisierte Plattformen optimieren jede Phase des Verkaufsprozesses. Tools wie Brevo bieten Multi-Channel-Automatisierung, indem sie E-Mail, WhatsApp und SMS in personalisierte Nachrichten integrieren. Mit dem visuellen Editor können Sie komplette Customer Journeys entwerfen, während Aura AI automatisch Inhalte generiert und Versandpläne optimiert.
Andere Alternativen wie HubSpot, ActiveCampaign und Klaviyo ermöglichen es Ihnen, personalisierte Kampagnen basierend auf dem Verhalten zu erstellen, während Marketo Engage Geschäfts-Leads genauer verwaltet. Diese Lösungen automatisieren alles, von der Zielgruppensegmentierung bis zum Lead-Scoring.
Software zur Dokumentenautomatisierung wie DocuWare
DocuWare zeichnet sich durch die Digitalisierung von Dokumenten und Workflows aus und reduziert die Betriebszeit drastisch. Unternehmen, die es implementieren, haben es geschafft, Prozesse, die Stunden dauerten, in einen Betrieb von nur 30 Sekunden umzuwandeln, während Verwaltungsteams von zwei vollen Tagen für die Bearbeitung von Rechnungen auf nur zwei Stunden umgestiegen sind.
Diese Plattform lässt sich in mehr als 500 verschiedene Lösungen integrieren, darunter E-Mail-Systeme, CRM und ERP. Das zentralisierte System beseitigt Versionsprobleme und ermöglicht den Zugriff auf Dokumente von jedem Ort aus, was die Prozesse beschleunigt und eine vollständige Rückverfolgbarkeit der Informationen garantiert.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit einer großen Menge an Dokumenten umgehen, kann DocuWare die Lösung sein, die Sie benötigen, um Ihre Verwaltungskosten erheblich zu senken.
Fazit
Die Prozessautomatisierung ist eine der besten Investitionen, die Sie für Ihr Unternehmen tätigen können. In diesem Artikel haben Sie gesehen, wie verschiedene Technologien – BPA, RPA und Automatisierung mit KI – zusammenarbeiten können, um Ihre Abläufe zu optimieren.
Das Wichtigste, woran Sie sich erinnern sollten, ist: Eine erfolgreiche Automatisierung hängt davon ab, welche Prozesse zuerst automatisiert werden sollen. Achten Sie immer auf sich wiederholende, vorhersehbare und hochvolumige Aufgaben, um vom ersten Tag an den besten Return on Investment zu erzielen.
Wenn Sie die fünf Schritte befolgen, die wir Ihnen gezeigt haben – Prozessabbildung, optimiertes Design, Toolauswahl, Integration und kontinuierliche Verbesserung – verfügen Sie über eine bewährte Methodik zur Implementierung der Automatisierung, ohne kostspielige Fehler zu machen.
Mit den Tools, die es heute gibt, können Sie praktisch jeden Bereich Ihres Unternehmens automatisieren. n8n für komplexe technische Projekte, Zapier oder Make für unverschlüsselte Automatisierung, AI CRM für den Vertrieb und DocuWare für das Dokumentenmanagement. Jeder hat seinen Platz, je nach Ihren spezifischen Bedürfnissen.
Was ist der wahre Wert der Automatisierung? Sie sparen nicht nur bis zu 40 % der Betriebskosten. Sie verbessern auch die Genauigkeit Ihrer Prozesse, verkürzen Wartezeiten und entlasten Ihr Team, um an Projekten zu arbeiten, die das Wachstum Ihres Unternehmens wirklich vorantreiben.
Die Frage ist nicht, ob Sie automatisieren sollten, sondern wo Sie anfangen sollen. Wir empfehlen Ihnen, einen einfachen und sich wiederholenden Prozess als Pilotprojekt zu wählen. Messen Sie die Ergebnisse, lernen Sie aus den Erfahrungen und skalieren Sie sie dann schrittweise auf andere Prozesse. Diese Strategie garantiert langfristigen Erfolg und bereitet Sie darauf vor, in einem Markt wettbewerbsfähig zu sein, in dem die betriebliche Effizienz den Unterschied zwischen Wachstum und Rückstand ausmacht.
FAQs
Frage 1. Welche Arten der Automatisierung sind am effektivsten, um Kosten zu senken?
Die effektivsten Typen sind Business Process Automation (BPA) für vollständige Workflows, Robotic Process Automation (RPA) für sich wiederholende Aufgaben und KI-Automatisierung für komplexe und adaptive Prozesse. Die Wahl hängt von den spezifischen Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens ab.
Frage 2. Wie identifiziere ich die Prozesse, die ich zuerst automatisieren muss?
Konzentrieren Sie sich auf sich wiederholende, hochvolumige und klar geregelte Prozesse. Suchen Sie nach Aufgaben, die zeitaufwändig sind, häufige Fehler oder Verzögerungen aufweisen. Personalwesen, Finanzen und Marketing bieten oft gute Möglichkeiten, um loszulegen.
Frage 3. Was sind die am meisten empfohlenen Tools für die Automatisierung ohne technische Kenntnisse?
Plattformen wie Zapier und Make (ehemals Integromat) sind großartige Optionen für die No-Code-Automatisierung. Zapier ist einfacher und verfügt über mehr Integrationen, während Make eine größere Flexibilität für komplexe Workflows zu geringeren Kosten bietet.
Frage 4. Welche Vorteile kann ich von der Implementierung von Automatisierung in meinem Unternehmen erwarten?
Neben einer Einsparung von bis zu 40 % bei den Betriebskosten können Sie eine höhere Präzision der Prozesse, kürzere Wartezeiten, eine verbesserte Kundenzufriedenheit und eine stärkere Konzentration der Mitarbeiter auf strategische Aufgaben erwarten, indem sie von Routinearbeiten befreit werden.
Frage 5. Wie kann ich den Erfolg meiner Automatisierungsinitiativen messen?
Legen Sie vor der Implementierung der Automatisierung klare KPIs fest, z. B. Fehlerreduzierung, Prozesszeiten und Stückkosten. Verfolgen Sie diese Indikatoren regelmäßig und vergleichen Sie sie mit der Situation vor der Automatisierung, um die Auswirkungen und den ROI zu quantifizieren.
